Waarom moet je een urenregistratie bijhouden?
Zzp’ers die een urenregistratie bijhouden hebben inzicht in hoe ze hun tijd besteden. Een urenregistratie bijhouden is niet verplicht, maar over het algemeen is het wel aan te raden om dit te doen.
Om in aanmerking te komen voor de zelfstandigenaftrek en startersaftrek moeten zzp’ers een urenregistratie bijhouden. Daarnaast zullen klanten ook vaak om een urenspecificatie vragen. Het is dus belangrijk om een volledig urenoverzicht te hebben, ondanks het feit dat het relatief veel werk is.
Zelfstandigenaftrek
Zzp’ers hebben mogelijk recht op de zelfstandigenaftrek. Als je hiervoor in aanmerking komt, mag je deze vaste bedragen van de winst aftrekken. Op deze manier hoef je dus minder inkomstenbelasting te betalen. De hoogte van bedrag wordt ieder jaar opnieuw vastgesteld.
Om in aanmerking te komen voor de zelfstandigenaftrek moet je per kalenderjaar minimaal 1225 uur aan je bedrijf hebben besteed. Uit je urenregistratie moet dus duidelijk blijken dat je aan het urencriterium voldoet. Mocht je pas in augustus starten, dan geldt nog steeds een minimum van 1225 uur. Het vastgestelde bedrag voor 2018 en 2019 bedraagt € 7.280.
Welke uren tellen mee?
Naast de uren die je werkt voor klanten (directe uren) tellen ook de uren mee die je besteedt aan werkzaamheden die van belang zijn voor de voortgang van je bedrijf. Voorbeelden hiervan zijn:
- het bijwerken van je administratie
- het volgen van opleidingen
- het doen van inkopen voor je bedrijf
- het beheren van je website
- het bezoeken van een netwerkborrel
Startersaftrek
Als je net gestart bent, kom je misschien ook nog in aanmerking voor de startersaftrek.
Dit kan je beschouwen als een verhoging van de zelfstandigenaftrek. In de eerste vijf jaar mag je in totaal drie keer de startersaftrek toepassen. In dat geval verhoog je de zelfstandigenaftrek met € 2.123.
Je kan gebruik maken van de startersaftrek als je in één (of meer) van de vijf voorgaande kalenderjaren geen ondernemer bent geweest en in deze periode niet vaker dan twee keer de zelfstandigenaftrek hebt toegepast.
Urenregistratie als basis voor een factuur
Veel zzp’ers werken op basis van nacalculatie (ook wel ‘uurtje-factuurtje’ genoemd). In dit geval zijn voorafgaand aan de werkzaamheden afspraken gemaakt over het aantal te besteden uren en het uurtarief. De gewerkte uren kunnen dan op afgesproken momenten worden gefactureerd. Een urenregistratie bijhouden is hierbij dus van essentieel belang. Omdat de klant graag wil zien voor welke activiteiten hij moet betalen, is het aan te raden om een urenspecificatie mee te sturen met de factuur of zelfs al eerder te laten ondertekenen, zodat de te factureren uren niet als een verrassing komen.
Budgetcontrole
Zzp’ers die vaste prijsafspraken maken met hun klanten (dus geen factuur op basis van nacalculatie), is het meeleveren van een urenspecificatie bij de factuur niet nodig. In dit geval is een urenregistratie bijhouden nog steeds aan te raden. Je maakt hiermee inzichtelijk hoeveel uren zijn besteed en hoeveel uren er nog beschikbaar zijn om de werkzaamheden binnen het ingeschatte aantal uren af te ronden.
Wat is handig om te registreren?
Zoals eerder gezegd is een urenregistratie bijhouden niet verplicht. Hierdoor stelt de Belastingdienst ook geen eisen aan de urenregistratie. In de praktijk blijkt het handig te zijn om het volgende te vermelden:
- startdatum
- starttijd
- omschrijving van de activiteit
- einddatum
- eindtijd
- totale tijdsduur
- soort activiteit (denk aan: opdracht, administratie, cursus, reistijd, etc.)
- de naam van de klant (indien van toepassing)
- de naam van de opdracht (indien van toepassing)
Wat kan Zioo voor je betekenen?
- Een urenregistratie bijhouden kan snel en eenvoudig met een start- en stopknop. Wisselen tussen verschillende activiteiten is daardoor dus ook geen probleem.
- Zioo neemt je alle berekeningen uit handen. Zorg jij voor de registratie van de uren, dan verwerkt Zioo de informatie in de administratie en in de te reserveren kosten ten behoeve van de inkomstenbelasting.
- Met Zioo kan je met een druk op de knop de geregistreerde uren per klant/opdracht inladen in een factuur; het maken en versturen van een factuur hoeft dus niet langer te duren dan 2 minuten!
- Alle geregistreerde uren kunnen worden geëxporteerd naar een spreadsheet.
- Zioo is veel meer dan alleen software voor het registreren van uren. Zioo is volwaardige alles-in-één administratiesoftware, speciaal voor zzp’ers.
“Zioo maakt de administratie voor zzp’ers in één klap zorgeloos en kinderlijk eenvoudig.”