Hoe moet ik als zzp’er een goede factuur maken?
Een belangrijke vraag om bij stil te staan. En laten we eerlijk zijn: Is er een leuker moment voor een zzp’er dan het moment waarop je je facturen kan versturen? Hiermee wordt je harde werken beloond. Maar hoe moet je een goede factuur maken als zzp’er? Wat verwacht de klant? En welke eisen stelt de Belastingdienst aan een factuur?
Er zijn geen regels voor de wijze waarop je als zzp’er een goede factuur moet maken, zolang de factuur minimaal aan de eisen van de Belastingdienst voldoet. Een factuur gemaakt met een tekstverwerker of spreadsheet is dus even goed als een factuur die automatisch is gecreëerd met facturatiesoftware. Houdt er wel rekening mee dat het handmatig maken van een factuur meestal een tijdrovende klus is en dat de kans op fouten relatief groot is. Laat je de factuur maken door een boekhoudpakket, dan kan je ervan uitgaan dat de factuur correct is en hoef je er minder tijd aan te besteden.
Wanneer moet ik als zzp’er een factuur maken?
Je bent als ondernemer verplicht om je klant een factuur te sturen van alle geleverde diensten en producten. De factuur moet voor de 15e van de maand die volgt op de maand waarin de goederen/diensten geleverd zijn bij de klant zijn (dus voor een levering op 10 augustus moet de factuur voor 15 september verstuurd zijn). De facturatiemomenten stem je af met je klant; in sommige gevallen zal je direct een factuur sturen zodra je bepaalde producten hebt geleverd, terwijl je bij het leveren van diensten vaak maandelijks factureert.
De factuurdatum is eveneens van belang voor de Belastingdienst. Bij de aangifte van de omzetbelasting moet je namelijk uitgaan van de factuurdatum en niet de leverdatum van diensten/producten of datum van betaling.
Wat moet ik op een factuur vermelden?
Wanneer je een factuur gaat maken als zzp’er, moet je ervoor zorgen dat de factuur minimaal de volgende informatie bevat:
- Je eigen bedrijfsnaam en adresgegevens
- Btw-nummer
- KvK-nummer (bij inschrijving Kamer van Koophandel)
- IBAN-nummer
- Een factuur moet een (uniek) opvolgend factuurnummer hebben
- Datum waarop de factuur is gemaakt
- (Bedrijfs-)naam en het adres van klant
- Datum (of tijdvlak) waarop producten of diensten zijn geleverd
- Aantal geleverde producten of diensten
- Omschrijving van de geleverde diensten/producten
- Btw-tarief dat in rekening wordt gebracht (0%, 6% of 21%)
- Bedrag dat in rekening wordt gebracht, exclusief btw
- Het btw-tarief in procenten en btw-bedrag in euro’s: het verschil bij verschillende btw-tarieven voor diensten of producten moet duidelijk inzichtelijk gemaakt worden
Extra aanbevolen informatie:
- Vervaldatum factuur
- Betaaltermijn
- Betaalmethode
Extra toelichting factuurnummer
Je kunt zelf de opbouw van de factuurnummers bepalen. Hierbij moet je er rekening mee houden dat het nummer doorlopend en opeenvolgend is. Dit is uiteraard ook handig voor jezelf, zodat je de facturen gemakkelijk terug kunt vinden. Veel zzp’ers gebruiken de samenstelling ‘jaar + nummer’, dus bijvoorbeeld 20180001, 20180002, 20180003, etc.
Hoelang moet ik mijn facturen bewaren?
Facturen moet je 7 jaar bewaren, net als de rest van je administratie. Deze bewaarplicht is door de Belastingdienst opgelegd.
Wat kan Zioo voor je betekenen?
- Zioo stelt de facturen samen en voldoet aan de eisen die de Belastingdienst hieraan stelt.
- Met Zioo maak je zeer gemakkelijk je facturen (ook met je mobiel).
- Eerder geregistreerde uren zijn met één druk op de knop in je factuur te laden.
- Bekijk het factuurvoorbeeld en verstuur je facturen via e-mail vanuit Zioo.
- Zioo neemt je alle berekeningen uit handen. Als jij de facturen maakt en verstuurt, dan verwerkt Zioo de informatie in de administratie, in de aangifte omzetbelasting en in de te reserveren kosten ten behoeve van de inkomstenbelasting.
- Alle facturen kunnen worden geëxporteerd naar een spreadsheet.
- Zioo is veel meer dan alleen software voor de facturatie. Zioo is volwaardige alles-in-één administratiesoftware, speciaal voor zzp’ers.
“Zioo maakt de administratie voor zzp’ers in één klap zorgeloos en kinderlijk eenvoudig.”